Outils de Brainstorming : Artefacts

Dans notre mission d’apprendre, enseigner et faciliter, les défis que nous rencontrons nous amènent souvent à manipuler des idées et des concepts de plus en plus complexes avec lesquels nous avons de plus en plus de mal à interagir. Pour nous aider à cela, nous pouvons faire ajouter à nos outils de brainstorming des objets « magiques » aux capacités quasi-illimitées : les Artefacts.

Quels outils de brainstorming pouvons-nous considérer ?

Que sont les artefacts en tant qu’outils de brainstorming ?

Lorsque nous regardons la définition académique d’un artefact, nous voyons qu’il s’agit d’un objet fabriqué par l’homme et retrouvé lors de fouilles archéologiques. Les artefacts dont nous allons parler sont des objets fabriqués par l’homme et utilisés pour construire une métaphore.

De l’importance de la métaphore en brainstorming

Lorsque nous réfléchissons à un sujet, notamment au cours d’une réunion, nous utilisons généralement les mots et la parole pour échanger sur les concepts que nous manipulons. Ce dont nous parlons ne se trouve généralement pas dans la pièce, et nous en parlons donc de façon plus ou moins abstraite. Cependant, dès que nous arrivons à un niveau de complexité suffisant, il nous devient difficile de garder à l’esprit la totalité des points que nous avons besoin d’aborder sans en garder une trace pour s’y référer, par exemple en prenant des notes ou en dessinant schémas et croquis. Cette transcription nous permet de pouvoir mieux appréhender un volume important d’informations et de garder une bonne vision d’ensemble du sujet. Ces premières notes et dessins nous permettent de construire devant nous une représentation symbolique du sujet que nous discutons, une première métaphore que nous pouvons utiliser pour nous-mêmes et pour continuer à discuter avec les autres.

Lorsque nous comparons les notes prises par différentes personnes dans une même réunion, il n’est pas rare de constater des différences entre les éléments notés, ou même une différence importante entre les informations reçues par les différents participants, au point qu’il est parfois possible de penser que ces personnes n’ont pas assisté à la même réunion tant les visions différent. Il peut alors être intéressant de permettre la mise en commun des perceptions du sujet et de faciliter la construction d’une métaphore collective permettant d’améliorer la qualité des échanges et le partage d’une vision commune. Pour cela, il nous faut avoir recours à d’autres artefacts que les notes et dessins individuels.

Caractéristique d’un bon artefact

Pour qu’un artefact soit efficace, il faut qu’il présente un certain nombre de caractéristiques. La plus importante selon moi est qu’il soit facile à utiliser, comme tout les outils de brainstorming. Un artefact demandant une compétence particulière, même basique, pour être utilisé risque d’empêcher la contribution des participants les moins à l’aise et la confiscation de la discussion par ceux qui sont les plus doués dans cet exercice. Un artefact ne demandant pas de compétence particulière, et présentant un faible niveau de technologie est un bon artefact.

Un bon artefact doit pouvoir être créé, manipulé, modifié, jeté, montré aux autres participants. Il ne faut pas que ses caractéristiques physiques soient une entrave à son utilisation. Tout ralentissement lié à l’utilisation d’un artefact peut être une opportunité d’idée ou de critique perdue.

Si un artefact renferme plusieurs idées, nous risquons de perdre une idée valable en écartant une idée rejetée. Nous risquons également d’empêcher le rapprochement de deux idées connexes pour conserver un autre rapprochement. Même si elle n’est pas forcément écologique, l’attitude « une idée, un artefact » permet de garder l’indépendance de nos actions.

Nous venons d’en parler, un artefact doit pouvoir être déplacé, rapproché d’un autre, regroupé avec d’autres. Lorsque nous créons une métaphore, comme dans n’importe quel processus créatif, nous avons besoin de pouvoir bénéficier d’une forme de fluidité dans nos actions pour bénéficier de la puissance créatrice du chaos.

Quelques exemples d’outils de brainstorming

Paperboard et murs

Le Paperboard, support incontournable pour les outils de brainstorming

Le paperboard, bien que n’étant pas un artefact, trouve sa place parmi les outils de brainstorming et constitue un bon point de départ, déjà parce qu’il permet de disposer d’une surface déplaçable, effaçable (tant qu’on ne se trompe pas de marqueurs), et d’une source de grandes feuilles de papier permettant de s’ouvrir à un très large éventail d’utilisations.

Les murs d’une pièce peuvent également constituer un support pour la métaphore et ont l’extrême avantage de permettre à un nombre important de personnes d’interagir sur une surface moins réduite qu’un paperboard. Si l’on a besoin (ou l’envie) de dessiner sur un mur, on peut très bien coller temporairement de grandes feuilles de papier dessus (et prendre garde à ne pas dépasser). Il est même possible d’enregistrer un exposé ou un atelier d’une conférence sous la forme d’un énorme dessin reprenant les éléments clés de l’événement pour les agencer et mettre en évidence le déroulement et les interactions entre les idées présentées : le scribing ou la facilitation graphique.

Feutres de couleur

Outils de brainstorming en couleur avec feutres et marqueurs

Autre outil indispensable à l’usage de paperboard et du scribing, les feutres de couleurs permettent de laisser une trace, de dessiner, de voter (dot voting), ou peuvent constituer des éléments de décor, de repères. J’en fais régulièrement usage en sprint planning (Scrum) pour permettre à l’équipe de représenter la limite dans la séquence de stories proposées pour le sprint au delà de laquelle l’équipe estime illusoire de s’engager. Considérant la séquence de stories, les développeurs déplacent le feutre le long de la séquence à l’endroit qui leur semble judicieux.

Post-its

Le post-it indispensable des outils de brainstorming

N’oublions pas l’indispensable des outils de brainstorming, j’ai nommé la note repositionnable ou Post-it (registered 3M). Ces morceaux de papier existent en de nombreuses couleurs, de nombreux formats et permettent de disposer d’un support présentant toutes les caractéristiques d’un bon artefact. On peut l’utiliser pour noter des idées (une par post-it), des actions, des taches ou toute information que l’on souhaite pouvoir visualiser et manipuler.

Fiches bristol

Des fiches bristols peuvent servir d'outils de brainstorming

Tout comme les post-its, les fiches bristol constituent de bons outils de brainstorming. Elles permettent de consigner sur un même support un volume plus important de données structurées (les petits carreaux aidant) sur une surface finie. Si on veut garder des fiches lisibles, le volume d’information ne doit pas non plus excéder une certaine limite. Le format 75×125 permet de disposer d’une surface exploitable suffisante pour noter les informations importantes d’une user story par exemple et permet d’inciter au découpage de story dès qu’on ressent le besoin de noter plus de choses que ce que le support permet. Cette limite n’est pas présente si on rédige des user stories dans un classeur Excel dont on peut redimensionner les cases (ce que je déconseille fortement).

Briques LEGO

Utiliser des Legos comme outils de brainstorming

Les briques de plastique sont selon moi un must de la facilitation. Elles sont faciles à se procurer, résistantes et lavables (on ne sait jamais ce qui peut se passer en réunion). Avec juste une poignée de briques, le nombre de possibilités d’assemblage est déjà énorme. Cela en fait donc un élément de modélisation parfait pour construire des artefacts variés, et disposer d’une métaphore riche, visuelle et manipulable concrètement. Une autre des vertus de la brique LEGO est de porter les participants de la réflexion vers l’action, le cheminement de la pensée se faisant alors plus naturellement et progressivement tandis que les mains manipulent et assemblent les briques. La combinaison « mains+cerveau » est beaucoup plus efficace et performante que le cerveau seul. Les modèles ainsi créé physiquement permettent au cerveau de faire de la place mentalement pour poursuivre la démarche.

Il y a quelques années, l’entreprise LEGO elle-même a compris la puissance de ses briques alors qu’elle rencontrait d’importantes difficultés financières. LEGO a ainsi créé une méthode de résolution dynamiquede problèmes utilisant ses propres briques comme outils de brainstorming qu’elle s’est appliquée d’abord à elle-même : LEGO Serious Play. La méthode est aujourd’hui diffusée via des praticiens certifiés et il est possible d’y avoir recours pour définir par exemple le développement stratégique d’une entreprise aux travers d’ateliers usant abondamment de métaphores. Et en plus c’est sympa à regarder.

Autres outils de brainstorming

De nombreux autres objets de la vie courante peuvent être utilisés pour servir d’artefacts, alimenter la métaphore (dés, chaises, tables, gommettes de couleur, pailles,…) et permettre de concevoir des solutions innovantes face à des problèmes concrets. Comme un agent secret est capable de faire de n’importe quel objet une arme, même un donut, les objets qui nous entourent sont autant d’outils de brainstorming (artefacts et supports) que nous pouvons mettre à contribution pour créer, structurer et partager une métaphore satisfaisante pour pouvoir projeter nos processus de réflexion pour parvenir à trouver des solutions aux problèmes que nous rencontrons, ou même créer simplement du lien social par le jeu.

Et vous ? Quels sont vos outils de brainstorming favoris ? Quels sont les nouveaux artefacts auxquels vous avez pensé en lisant cet article ?

Pour aller plus loin :

Feedback : Garder les yeux ouverts

Quelle que soit l’activité dans laquelle on soit lancée, il est important d’avoir du feedback. Les actions que nous menons se produisent en interaction avec notre environnement, et il est nécessaire de savoir dans quel mesure nous influons sur lui ou sa capacité à influer sur nous. Ces retours que nous recevons peuvent se faire de différentes manières, des petites remarques pertinentes aux grandes vérités énoncées à la cantonade et dépendent pour beaucoup de la chaine de rétroaction dont nous disposons, soit pour l’avoir mise en place, soit pour exploiter une organisation existante.

Boucle ouverte

En automatique (souvenirs universitaires me revoilà), on appelle système à boucle ouverte, tout système composé d’une entrée permettant de régler une valeur de consigne, d’un organe d’action traduisant la consigne en commande, et d’un organe réalisant l’action désirée avec des effets perceptibles ou non. L’entrée du système et sa sortie ne sont pas reliés et aucun mécanisme de correction de la valeur d’entrée basé sur la valeur de sortie n’est prévu. Ce système simple et stable fonctionne correctement tant que l’ensemble de la chaîne est correctement calibré. Dès lors qu’une inconsistence apparait entre les intentions (consigne) et les effets qu’elles produisent, il n’est plus possible de s’appuyer uniquement sur les intentions pour déterminer l’issue de nos actions.

Il ne me viendrait pas à l’idée de prendre le volant d’un véhicule les yeux bandés, enfin si mais je ne le ferais pas pour autant, je ne crois pas à ma chance à ce point. En fait, c’est bien ça. Sans retour sur nos actions et l’environnement qui nous entoure, nous ne pouvons nous en remettre qu’à la chance, dès que nous sortons d’une chaîne d’action triviale.

Boucle fermée

Boucle avec feedback
Sources: Wikipedia http://en.wikipedia.org/wiki/Feedback

Pour améliorer l’efficacité d’un système à boucle ouverte et s’assurer que l’effet recherché est bien l’effet obtenu, nous pouvons adjoindre à notre système une boucle de rétroaction (feedback loop). Cette boucle va venir mesurer en sortie de notre système l’effet obtenu et revenir en entrée comparer cette valeur avec la valeur de consigne souhaitée, afin de déterminer quelle valeur va devoir être soumise au système en boucle ouverte pour atteindre l’objectif fixé. Derrière cette approche très automatique, on voit le schéma d’un système adaptatif, ajustant son comportement de façon à se rapprocher de l’objectif souhaité.

Caractéristiques du feedback

Une des particularités de ce système à boucle fermée est qu’il est potentiellement instable. En effet, les caractéristiques de la boucle de rétroaction peuvent influer fortement sur la capacité du système à se réguler et à atteindre l’objectif souhaité.

Retard du feedback

Une des premières caractéristiques du feedback est son délai. Entre le moment où l’action a lieu, le moment où son effet est mesuré et celui où le résultat de la mesure est pris en compte, il arrive que l’on soit sur des échelles de temps très différentes.

Une boucle longue nous informe sur la pertinence des décisions que nous avons prises il y a longtemps, et depuis nous avons été amenés à prendre d’autres décisions, et le contexte de l’époque n’est peut-être plus d’actualité, par exemple parce qu’il est différent ou que les problèmes de l’époque ont été arrangés depuis. Un feedback long, c’est l’assurance de revenir sans arrêt sur le passé, de remettre en questions toujours les mêmes points, au point d’en douter juste parce qu’on a été amené à les examiner encore et encore.

Une boucle courte au contraire permet de connaitre au plus tôt les effets de ce que l’on fait. Il est ainsi plus facile de savoir si ce que nous faisons va dans le bon sens, et lorsque ce n’est pas le cas de modifier le cours de nos actions pour se rapprocher des objectifs que l’on poursuit. Elle réduit également les conséquences néfastes de nos choix en nous permettant d’en faire de nouveaux. En réduisant la gravité des erreurs qu’il est possible commettre, une boucle courte permet de laisser place à l’action et à l’efficacité.

Pertinence du feedback

Un autre élément important à prendre en compte dans la préparation d’un retour est de s’assurer que le retour que l’on va faire ou obtenir a du sens par rapport à l’activité à l’oeuvre, et peut apporter un éclairage constructif. En effet, il n’est pas rare de nos jours de se retrouver en mesure d’exploiter un volume considérable de données de nature différente, et de n’y trouver que quelques indicateurs réellement représentatifs du phénomène observé, ou de l’angle sous lequel on souhaite l’observer. Vouloir utiliser toutes les informations disponibles est un travers dans lequel il est assez facile de tomber, on se retrouve alors à mal utiliser un grand nombre de données pour un effet ridicule et souvent discutable, plutôt que bien exploiter une poignée d’informations facilement utilisables pour un gain évident.

Un feedback recevable

Le retour obtenu sur une action peut parfois se révéler difficilement recevable, soit parce que la forme de ce retour rend son exploitation impossible, soit parce que l’information contenue dans ce retour n’est pas compatible avec ce que la rétroaction prévoit. Pour expliciter les choses, il m’est déjà arrivé de faire ou recevoir un retour d’information sous une forme qui empêchait la prise en compte de ce retour (ces fameuses remarques non-constructives que l’on connait tous) ou portant sur des informations qu’il n’était pas possible de recevoir en l’état. Soigner sa façon de faire des retours, notamment à certaines personnes en particulier, peut nécessiter d’explorer différents outils de communication ou de modélisation.

Il arrive également que l’information ne corresponde pas du tout à ce qui avait été imaginé possible par la personne et que celle-ci refuse d’en tenir compte parce que ça ne va pas dans son sens. Même si ces retours ne sont pas toujours pris en compte, il ne faut pas les taire sous prétexte qu’ils ne seront pas entendus, car le fait qu’ils portent sur de choses souvent jugées trop improbables ou impossibles est un élément suffisant important pour qu’ils soient pris en compte. Dans le domaine de l’entreprise, qu’elle soit individuelle ou collective, comme ailleurs, il est important de s’assurer que certaines idées et pensées magiques soient clairement identifiées comme les chimères qu’elles sont. Il faut arrêter de croire à l’impossible, mais c’est aussi en lui donnant forme que l’on rend possible ce que l’on pensait ne pas l’être.

Conclusion

Boucler la boucle n’est pas toujours aussi aisé qu’on l’aimerait, mais faire en sorte qu’elle puisse l’être est déjà un bel accomplissement pouvant déboucher vers d’autres découvertes. En s’assurant le meilleur feedback et sa prise en compte, on s’assure une agilité structurelle inégalable, permettant de s’adapter à chaque situation, venir à bout de toutes les difficultés et de saisir les opportunités qui se présentent pour atteindre nos objectifs. S’ouvrir au feedback, ce n’est pas simplement accepter la critique et de se montrer vulnérable, c’est un éveil complet à ce qui nous entoure. Et vous qu’en pensez-vous ?

Pour aller plus loin :