Outils de Brainstorming : Artefacts

Dans notre mission d’apprendre, enseigner et faciliter, les défis que nous rencontrons nous amènent souvent à manipuler des idées et des concepts de plus en plus complexes avec lesquels nous avons de plus en plus de mal à interagir. Pour nous aider à cela, nous pouvons faire ajouter à nos outils de brainstorming des objets « magiques » aux capacités quasi-illimitées : les Artefacts.

Quels outils de brainstorming pouvons-nous considérer ?

Que sont les artefacts en tant qu’outils de brainstorming ?

Lorsque nous regardons la définition académique d’un artefact, nous voyons qu’il s’agit d’un objet fabriqué par l’homme et retrouvé lors de fouilles archéologiques. Les artefacts dont nous allons parler sont des objets fabriqués par l’homme et utilisés pour construire une métaphore.

De l’importance de la métaphore en brainstorming

Lorsque nous réfléchissons à un sujet, notamment au cours d’une réunion, nous utilisons généralement les mots et la parole pour échanger sur les concepts que nous manipulons. Ce dont nous parlons ne se trouve généralement pas dans la pièce, et nous en parlons donc de façon plus ou moins abstraite. Cependant, dès que nous arrivons à un niveau de complexité suffisant, il nous devient difficile de garder à l’esprit la totalité des points que nous avons besoin d’aborder sans en garder une trace pour s’y référer, par exemple en prenant des notes ou en dessinant schémas et croquis. Cette transcription nous permet de pouvoir mieux appréhender un volume important d’informations et de garder une bonne vision d’ensemble du sujet. Ces premières notes et dessins nous permettent de construire devant nous une représentation symbolique du sujet que nous discutons, une première métaphore que nous pouvons utiliser pour nous-mêmes et pour continuer à discuter avec les autres.

Lorsque nous comparons les notes prises par différentes personnes dans une même réunion, il n’est pas rare de constater des différences entre les éléments notés, ou même une différence importante entre les informations reçues par les différents participants, au point qu’il est parfois possible de penser que ces personnes n’ont pas assisté à la même réunion tant les visions différent. Il peut alors être intéressant de permettre la mise en commun des perceptions du sujet et de faciliter la construction d’une métaphore collective permettant d’améliorer la qualité des échanges et le partage d’une vision commune. Pour cela, il nous faut avoir recours à d’autres artefacts que les notes et dessins individuels.

Caractéristique d’un bon artefact

Pour qu’un artefact soit efficace, il faut qu’il présente un certain nombre de caractéristiques. La plus importante selon moi est qu’il soit facile à utiliser, comme tout les outils de brainstorming. Un artefact demandant une compétence particulière, même basique, pour être utilisé risque d’empêcher la contribution des participants les moins à l’aise et la confiscation de la discussion par ceux qui sont les plus doués dans cet exercice. Un artefact ne demandant pas de compétence particulière, et présentant un faible niveau de technologie est un bon artefact.

Un bon artefact doit pouvoir être créé, manipulé, modifié, jeté, montré aux autres participants. Il ne faut pas que ses caractéristiques physiques soient une entrave à son utilisation. Tout ralentissement lié à l’utilisation d’un artefact peut être une opportunité d’idée ou de critique perdue.

Si un artefact renferme plusieurs idées, nous risquons de perdre une idée valable en écartant une idée rejetée. Nous risquons également d’empêcher le rapprochement de deux idées connexes pour conserver un autre rapprochement. Même si elle n’est pas forcément écologique, l’attitude « une idée, un artefact » permet de garder l’indépendance de nos actions.

Nous venons d’en parler, un artefact doit pouvoir être déplacé, rapproché d’un autre, regroupé avec d’autres. Lorsque nous créons une métaphore, comme dans n’importe quel processus créatif, nous avons besoin de pouvoir bénéficier d’une forme de fluidité dans nos actions pour bénéficier de la puissance créatrice du chaos.

Quelques exemples d’outils de brainstorming

Paperboard et murs

Le Paperboard, support incontournable pour les outils de brainstorming

Le paperboard, bien que n’étant pas un artefact, trouve sa place parmi les outils de brainstorming et constitue un bon point de départ, déjà parce qu’il permet de disposer d’une surface déplaçable, effaçable (tant qu’on ne se trompe pas de marqueurs), et d’une source de grandes feuilles de papier permettant de s’ouvrir à un très large éventail d’utilisations.

Les murs d’une pièce peuvent également constituer un support pour la métaphore et ont l’extrême avantage de permettre à un nombre important de personnes d’interagir sur une surface moins réduite qu’un paperboard. Si l’on a besoin (ou l’envie) de dessiner sur un mur, on peut très bien coller temporairement de grandes feuilles de papier dessus (et prendre garde à ne pas dépasser). Il est même possible d’enregistrer un exposé ou un atelier d’une conférence sous la forme d’un énorme dessin reprenant les éléments clés de l’événement pour les agencer et mettre en évidence le déroulement et les interactions entre les idées présentées : le scribing ou la facilitation graphique.

Feutres de couleur

Outils de brainstorming en couleur avec feutres et marqueurs

Autre outil indispensable à l’usage de paperboard et du scribing, les feutres de couleurs permettent de laisser une trace, de dessiner, de voter (dot voting), ou peuvent constituer des éléments de décor, de repères. J’en fais régulièrement usage en sprint planning (Scrum) pour permettre à l’équipe de représenter la limite dans la séquence de stories proposées pour le sprint au delà de laquelle l’équipe estime illusoire de s’engager. Considérant la séquence de stories, les développeurs déplacent le feutre le long de la séquence à l’endroit qui leur semble judicieux.

Post-its

Le post-it indispensable des outils de brainstorming

N’oublions pas l’indispensable des outils de brainstorming, j’ai nommé la note repositionnable ou Post-it (registered 3M). Ces morceaux de papier existent en de nombreuses couleurs, de nombreux formats et permettent de disposer d’un support présentant toutes les caractéristiques d’un bon artefact. On peut l’utiliser pour noter des idées (une par post-it), des actions, des taches ou toute information que l’on souhaite pouvoir visualiser et manipuler.

Fiches bristol

Des fiches bristols peuvent servir d'outils de brainstorming

Tout comme les post-its, les fiches bristol constituent de bons outils de brainstorming. Elles permettent de consigner sur un même support un volume plus important de données structurées (les petits carreaux aidant) sur une surface finie. Si on veut garder des fiches lisibles, le volume d’information ne doit pas non plus excéder une certaine limite. Le format 75×125 permet de disposer d’une surface exploitable suffisante pour noter les informations importantes d’une user story par exemple et permet d’inciter au découpage de story dès qu’on ressent le besoin de noter plus de choses que ce que le support permet. Cette limite n’est pas présente si on rédige des user stories dans un classeur Excel dont on peut redimensionner les cases (ce que je déconseille fortement).

Briques LEGO

Utiliser des Legos comme outils de brainstorming

Les briques de plastique sont selon moi un must de la facilitation. Elles sont faciles à se procurer, résistantes et lavables (on ne sait jamais ce qui peut se passer en réunion). Avec juste une poignée de briques, le nombre de possibilités d’assemblage est déjà énorme. Cela en fait donc un élément de modélisation parfait pour construire des artefacts variés, et disposer d’une métaphore riche, visuelle et manipulable concrètement. Une autre des vertus de la brique LEGO est de porter les participants de la réflexion vers l’action, le cheminement de la pensée se faisant alors plus naturellement et progressivement tandis que les mains manipulent et assemblent les briques. La combinaison « mains+cerveau » est beaucoup plus efficace et performante que le cerveau seul. Les modèles ainsi créé physiquement permettent au cerveau de faire de la place mentalement pour poursuivre la démarche.

Il y a quelques années, l’entreprise LEGO elle-même a compris la puissance de ses briques alors qu’elle rencontrait d’importantes difficultés financières. LEGO a ainsi créé une méthode de résolution dynamiquede problèmes utilisant ses propres briques comme outils de brainstorming qu’elle s’est appliquée d’abord à elle-même : LEGO Serious Play. La méthode est aujourd’hui diffusée via des praticiens certifiés et il est possible d’y avoir recours pour définir par exemple le développement stratégique d’une entreprise aux travers d’ateliers usant abondamment de métaphores. Et en plus c’est sympa à regarder.

Autres outils de brainstorming

De nombreux autres objets de la vie courante peuvent être utilisés pour servir d’artefacts, alimenter la métaphore (dés, chaises, tables, gommettes de couleur, pailles,…) et permettre de concevoir des solutions innovantes face à des problèmes concrets. Comme un agent secret est capable de faire de n’importe quel objet une arme, même un donut, les objets qui nous entourent sont autant d’outils de brainstorming (artefacts et supports) que nous pouvons mettre à contribution pour créer, structurer et partager une métaphore satisfaisante pour pouvoir projeter nos processus de réflexion pour parvenir à trouver des solutions aux problèmes que nous rencontrons, ou même créer simplement du lien social par le jeu.

Et vous ? Quels sont vos outils de brainstorming favoris ? Quels sont les nouveaux artefacts auxquels vous avez pensé en lisant cet article ?

Pour aller plus loin :

Apprendre Scrum avec des LEGOS

 

Objectif : Scrum (et vite) !

Lorsque l’on m’a demandé de former des développeurs à Scrum dans un temps limité, j’ai commencé à réfléchir aux différentes options qui s’offraient à moi, et, après avoir exclu la fuite, j’ai écarté la possibilité d’une formation théorique pour une option qui m’est apparue bien meilleure. Plutôt que de leur enseigner Scrum au travers d’une présentation, j’allais le leur faire vivre.

Lego4Scrum

J’ai découvert Lego4Scrum lorsque j’ai commencé à me documenter sur les jeux agiles. La version française de l’article expliquant en détail le déroulement de l’atelier est disponible à cette adresse : Lego4Scrum.

Pour résumer, il s’agit de simuler par la construction de modèles en LEGO le processus de développement d’une application avec ses différentes fonctionnalités, en y appliquant les principes de Scrum. En lieu de l’application à développer, c’est une ville en LEGO que l’on cherche à construire. Ce faisant, les développeurs vont expérimenter la construction itérative et incrémentale, la coordination et la communication au sein d’une équipe soumise à un rythme de travail soutenu, et l’importance capitale de la conception avec le Product Owner et de son feedback.

Une fois les préparatifs nécessaires faits, nous allions pouvoir nous lancer dans cet atelier.

Un petit brief sur Scrum

Afin de ne pas larguer l’équipe en territoire totalement inconnu, je leur explique brièvement les valeurs et quelques principes du manifeste Agile, les rôles de Scrum ainsi que le pourquoi du comment tout cela s’articule. Faute de pouvoir trop m’étendre sur les principes de la méthode, je préfère me concentrer sur les problématiques adressées par la méthode que sur les fonctionnements à mettre en oeuvre.

Ma ville, ma vie, mon oeuvre

J’endosse alors ma tenue de Product Owner pour expliquer ce que j’attends d’eux. Je compte sur eux pour m’aider à construire une ville, mais pas n’importe quelle ville, c’est la mienne ! Comme c’est la mienne, c’est moi qui doit décider de tout, pour que chaque bâtiment me plaise, c’est la moindre des choses. Je leur explique également que pour cela, je serais bien sur disponible tout au long de la construction pour répondre à leurs questions et valider par mes retours ce qu’ils auront réalisé.

Je leur présente alors les différents bâtiments que je désire voir composer ma ville, leur demande d’évaluer la complexité de réalisation de chacun d’eux pour juger de la faisabilité de mon planning de construction, et qu’ils s’en fassent une idée claire, et j’ordonne mes bâtiments dans l’ordre qui me semble le plus approprié, du plus important au moins important.

A vos marques ! Prêts ! Partez !

Après quelques minutes à s’accorder sur l’organisation de la construction des différents bâtiments, l’équipe passe aux choses sérieuses et commence à manipuler les briques, pour la première itération de 7 minutes. Je vois les premières constructions se dessiner, et les premiers problèmes se profiler à l’horizon…

Construction en cours...Avant que l’on s’en rende compte, le temps imparti pour la première itération est écoulé. Et la dure réalité s’abat sur l’équipe. Malgré les efforts de chacun, aucun bâtiment n’a été terminé ni validé. En fait, l’équipe a ignoré purement et simplement le Product Owner pour se concentrer uniquement sur l’idée que chacun se faisait de ce qui devait être construit. On discute rapidement de ce qui n’a pas marché, ce qui n’a pas été compris, et on repart pour une nouvelle itération.

J’observe rapidement que les comportements changent. Le Product Owner est plus souvent sollicité, une validation pas-à-pas de plusieurs bâtiments lui est demandée. Les bonnes pratiques de construction sont partagées en direct par les membres de l’équipe, certains commençant à travailler ensemble sur certains bâtiments. Et les premières constructions commencent à trouver leur place à l’emplacement de ma ville.

La troisième itération verra une nouvelle augmentation de l’efficacité de l’équipe, capitalisant sur les pratiques découvertes lors de l’itération précédente qui se sont avérées payantes, et éliminant celles qui se sont montrées contre-productive.

 

Enfin ma ville est là !

Ou presque. Enfin, il manque quelques éléments, comme mon magasin que je voulais depuis le début. Certains bâtiments ont trouvé une nouvelle stratégie, comme le fait de séparer l’hôpital en deux pour pouvoir bénéficier d’un service d’urgences fonctionnel avant d’avoir le reste des services hospitaliers. Il reste encore plusieurs bâtiments en cours de construction à la fin, mais j’attendrais une prochaine session avec eux pour parler de Lean…

Enfin ma ville !